Factura electrónica y Verifactu: dos obligaciones diferentes que afectarán a tu negocio

Puede que te suenen parecido, pero factura electrónica y Verifactu no son lo mismo. Ambas están relacionadas con la manera en que emites y gestionas tus facturas, pero cumplen funciones distintas. Para cualquier persona autónoma o pequeño negocio, entender esta diferencia es clave para evitar sanciones y adaptarse a tiempo a los cambios que vienen.

¿Qué es exactamente la factura electrónica?

La factura electrónica no es más que una factura en formato digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Para que sea válida, debe cumplir tres condiciones básicas:

• Ser legible (es decir, que se pueda consultar fácilmente).

• Garantizar la autenticidad del emisor.

• Asegurar la integridad del contenido (que no se haya modificado).

Lo habitual es que estos requisitos se cumplan mediante una firma electrónica.

Hay dos situaciones importantes a tener en cuenta: Si facturas a una administración pública, estás obligada a usar el formato Facturae y enviarlo por los canales oficiales. Si facturas a una empresa o persona consumidora, solo puedes usar factura electrónica si la otra parte da su consentimiento expreso.

¿Y qué es entonces Verifactu?

Verifactu es otra cosa: se trata de un sistema informático de control fiscal. Su objetivo es que los programas de facturación puedan enviar automáticamente a la Agencia Tributaria los datos de cada factura emitida. Cuando tu software esté adaptado, cada vez que emitas una factura, se generará un registro automático. Esa información podrá enviarse directamente a Hacienda. El objetivo es mejorar el control, reducir el fraude y facilitar las futuras declaraciones.

Puntos clave a tener en cuenta:

• La ley obliga a que los programas de facturación estén preparados para Verifactu.

• El envío automático de la información será voluntario, pero el software debe estar homologado y adaptado.

• Afectará tanto a empresas como a personas autónomas, con algunas excepciones (por ejemplo, quienes tributan en módulos o están en el sistema SII).

Aunque la entrada en vigor se ha retrasado hasta 2027, no conviene esperar al último momento: utilizar un software que no cumpla la normativa puede suponer sanciones de hasta 50.000 euros al año. La Agencia Tributaria pondrá a disposición una herramienta gratuita, pero también existen soluciones privadas que ya están trabajando con estos requisitos.

Te dejamos esta pequeña infografía descargable por si quieres consultar las diferencias entre factura electrónica y Verifactu.

¿Por qué todo esto importa si estás empezando tu proyecto?

Si estás iniciando un proyecto de autoempleo, puede parecerte que esto “no va contigo todavía”. Pero es justo al revés: empezar desde el principio con una facturación digital bien organizada te ayuda a:

• Tener una visión clara de tus ingresos y gastos.

• Cumplir con la normativa sin sobresaltos.

• Evitar errores que, con el tiempo, pueden derivar en multas o regularizaciones.

• Construir una estructura administrativa más profesional y preparada para crecer.

No se trata solo de cumplir con Hacienda, sino de sentar unas bases sólidas para tu proyecto emprendedor

Cómo puede ayudarte la PEM

En el campus de nuestra Plataforma de Emprendimiento y Microfinanzas (PEM) encontrarás formación pensada para que puedas gestionar mejor tu actividad profesional: desde conceptos básicos de fiscalidad hasta herramientas para organizar tu facturación y entender opciones como los microcréditos para personas emprendedoras.

Cuanto antes incorpores estas herramientas a tu día a día, más fácil será concentrarte en lo importante: hacer crecer tu proyecto con seguridad y confianza.

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